Вирішено як долучати до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу

28 серпня 2015 № 1612/5 Наказом Міністерства юстиції України затверджений порядок долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, які містяться в цих документах.
Відповідно до даного порядку особа, яка потребує спростування недостовірних, на її думку, відомостей про себе, що містяться в архівних документах (далі — заявник), подає до архівної установи заяву, в якій вказує, які саме відомості і в яких документах є недостовірними. До заяви додаються оригінали або в установленому порядку завірені копії документів, що містять підстави для оскарження зазначених у заяві відомостей або доповнення недостовірних, на думку заявника, відомостей інформацією, яка їх спростовує.

Архівна установа забезпечує розгляд заяви та доданих до неї документів на засіданні експертної комісії (далі — комісія), про час і місце проведення якого завчасно повідомляє заявнику. Заявник має право взяти участь у цьому засіданні.

У разі прийняття рішення про долучення представлених документів, зазначені документи у місячний строк долучаються до цього архівного фонду.

Наказ керівника архівної установи про долучення поданих заявником документів, виписка з протоколу засідання комісії та подані заявником документи підшиваються в окрему справу.

На аркуші-підтвердженні справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу, проставляється штамп. Цей штамп проставляється також у всіх примірниках опису справ у графі «Примітки» за номером справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу.

Заявника сповіщають про прийняття наданих ним документів до відповідного архівного фонду шляхом направлення листа із зазначенням архівного шифру справи з долученими документами.
Передбачено такі підстави для відмови заявнику в залученні поданих ним документів:
— Вимога спростування відомостей не належить до повноважень архівних установ;

— Наявність спростування відомостей, що спростовуються заявником, в інших документах, що знаходяться на зберіганні в цьому або іншому архівній установі і доступ до яких не обмежений;

— Заява про спростування відомостей, які не є відомостями про особу або містять оціночні судження: критику, оцінку дій, вживання мовних засобів і т.п .;

— Подання заявником документів, що містять явні ознаки підробки;

— Відмова заявника надати у разі необхідності оригінали документів або додаткові пояснення щодо наданих документів.

Про визнання заяви про прилучення документів необгрунтованим заявник повідомляється листом. До листа додаються витяг з протоколу засідання комісії та оригінали документів, надані заявником. Копії зазначених документів залишаються в архівній установі разом з копією повідомлення заявнику та підшиваються в справу фонду, в якому, на думку заявника, зберігаються недостовірні відомості.